عوائق الاتصال الفعال وسبل التغلب عليها

عوائق الاتصال الفعال وسبل التغلب عليها
الاتصال بفعالية :
كي نتصل بفعالية فإن هنالك عدة مقومات يجب التركيز عليها :
1 .ركز على المعلومة ولا تركز على الشخص ولا تسبق النتائج .
2 . استخدام أسئلة مفتوحة الإجابة لتساعد على استمرار الحديث .
3 . استخدام أسئلة مغلقة الإجابة للحث على الإجابات المحددة .
4 .استخدام النظر ولغة الجسم في حديثك .
5 .وضح ما فهمته من المعلومات المرتدة من الشخص .
6 .أختر الكلمة الملائمة .
7 .لا تستخدم الألفاظ المؤكدة التي لا تحمل نفس المعنى .
8 .ابتعد عن الألفاظ التي تقلل من قدر الآخرين .
9 .ابتعد عن الألفاظ التي تنم عن التعالي النفسي أو الحكم على تصرفات الآخرين أو الشك في أقواله
10 . ابتعد عن الصيغ المستهلكة " الكليشه " .
11 . لخص الموضوع .
12 . أختصر، وقاعدة الاختصار تتركز على عنصرين :
عدم التكرار إلا للتأكيد أو التلخيص : لأن التكرار يجلب الملل . فليس هناك داع له إذا كنت تريد تأكيد نقطة ما . أو كنت تلخص موضوعاً في خاتمته .
استبعاد المعلومات الزائدة : وهي المعلومات التي تتوقع أن المتلقي يعرفها . فما الفائدة المرجوة من ذكر معلومات تعرف أن المتلقي يعرفها , وقد تواجه في بعض المواقف إذا كنت تتحدث إلى مجموعة أشخاص أن بعضهم يعرف المعلومات التي تقدمها والبعض الآخر لا يعرفها . وهنا يجب أن تشير بطريقة غير مباشرة أو مباشرة أنك تعرف أن بعض الأشخاص لديهم علم بما تقول وتقدم مبرر عرضك لها .
** عوائق الاتصال الفعال :
هنالك عدة عوامل تحد أو تقلل من فعالية الاتصال ومن أهم تلك العوامل :
1 . الضجيج : وهنالك نوعان من الضجيج ، الضجيج الصوتي وهو الناتج عن الأصوات في المحيط أو خارجه مثل أصوات الأشخاص والسيارات والذي يؤثر على مستوى فعالية الاتصال . أما النوع الثاني فهو الضجيج الذهني وهو انشغال ذهن الإنسان بغير موضوع الحديث كأن تكون تستمع إلى محاضرة ولكن بذهنك مشغول بأمور خارجية قد تؤدي إلى السرحان مثل انشغالك ذهنياً بما ستعمله بعد المحاضرة أو بمشكلة عائلية .
2 . عوائق اقتصادية / تقنية : وتتعلق هذه العوائق بعدم توفر الموارد الاقتصادية أو التقنية لظهور الاتصال بفعالية مثل عدم توفر أجهزة الاتصال أو عدم قدرة الشخص على الظهور بالمظهر الشخصي الجيد نظراً لعدم قدرته مالياً على ذلك .
3 . عوائق ناشئة عن الاستخدام غير المناسب لقناة الاتصال : كأن تقوم بالتحدث إلى مدراء إحدى الجهات حول موضوع ما . مع أن ذلك كان يتطلب كتابة الموضوع خطياً للتوثيق .
4 . اللغة : قد ينظر للغة كعائق من معوقات الاتصال الفعال من جانبين : الجانب الأول وهو عدم القدرة على التحدث بلغات حية مثل اللغة الإنجليزية أو التحدث بها بمستوى غير احترافي . مما يعني عدم قدرتك بغير لغتك الأم وهذا سيحد من قدرتك على الاتصال بالمتحدثين بلغتك فقط. وأما الجانب الثاني فيتعلق بمستوى البلاغة والفصاحة في اللغة ، فعلى سبيل المثال قد تجد مجموعة من الأشخاص يتحدثون نفس اللغة ولكم مستوى بلاغتهم وفصاحتهم مختلف .
5 . عوائق شخصية : وهذه العوائق تكمن في شخصية الإنسان ومن أمثلتها الحياء الزائد أو عدم الحلم .
6 . عوائق تنظيمية : في منشئات الأعمال هنالك هرم إداري يتيح الاتصال بين الأشخاص في المنشأة حسب تسلسل إداري محدد , ولذلك سلبيات من أهمها طول خط وصول المعلومة . أو عدم إمكانية وصوله في بعض الأحيان .
7 . عوائق العلاقة مع الآخرين : ويرتبط ذلك بعدم قابليتنا لتلقي معلومات من أشخاص محددين باءً على علاقتنا الشخصية معهم .
8 . عوائق اجتماعية أو ثقافية : وهذه العوائق ترتبط باختلاف القيم والمفاهيم بين الثقافات ، فما يكون مقبولاً أو محبذاً في ثقافة ما قد يكون غير ذلك في ثقافة أخرى .

** التغلب على معوقات الاتصال الفعال :-
ما يلي مجموعة من أهم الإرشادات للتغلب على معوقات الاتصال الفعال :
1 . استوعب أن الاتصال غالباً ذو اتجاهين : استفد من المعلومات المرتدة وحدد مدى استيعاب المتلقي للمعلومة من عدمه ، وبناء على ذلك حدد مدى المعلومات والتفاصيل التي تقدمها في عملية الاتصال .
2 . اختر قناة الاتصال الملائمة : من المفترض اختيار قناة الاتصال الملائمة للموقف والتوقيت ولمتلقي الرسالة أو الاتصال .
3 . تأكد من أن المعلومة التي أعطيتها للمستقبل واضحة : حدد مدى وضوح الرسالة التي تود إرسالها للمتلقي ، وتأكد انه استوعبها كما تريد أنت ذلك وانه لم يفهمهما بفهم مختلف , وهنا يجب التركيز على الاستفادة من المعلومات المرتدة في ذلك .
4 . كن مستمعاً نشطاً : لكي يكون لديك القدرة على الحديث بشكل جيد ويجب أن تكون لديك القدرة على الاستماع الفعال .
5 . اكسب ثقة الآخرين : يجب أن تتوفر لديك القدرة على كسب ثقة الآخرين ومع العلم بأن ذلك يبنى خلال فترة زمنية طويلة . إلا أن بعض المتحدثين قد يفقدون ثقة الآخرين فيهم حتى وإن كانوا لا يعرفونهم ، ومن أمثلة ذلك عندما نستمع إلى متحدث لا تعرفه ويقوم بتقديم معلومات غير دقيقة أو خاطئة . أو أن يكون متردداً فيما يقول ، أو أن تكون لغة جسمه لا تدل على ما يقول فم الطبيعي ان ذلك سيحد من ثقتك فيه أو يفقدك إياها .
6 . الإعداد الجيد للاتصال : المقصود هنا الإعداد للاتصال ذهنياً ومادياَ فالاستعداد الذهني قد يعني اختيار التوقيت المناسب وجمع المعلومات عن موضوع الاتصال ، أما الاتصال المادي فقد يعني التحضير للاتصال عن طريق إعداد عرض إليكتروني . أو اختيار قاعة اجتماعات ملائمة لمستوى وطبيعة الاتصال .
7 . اختيار التوقيت والجو الملائم للاتصال : هنالك بعض الأشخاص يفضلون أوقات ملائمة من يوم العمل فيجب اختيار التوقيت الملائم لإجراء عملية الاتصال كما أن احتيار الجو الملائم من وجهة نظر المتلقي يعتبر عاملاً أساسيا لنجاع عملية الاتصال .
8 . الاستفادة من المعلومات المرتدة : المعلومات المرتدة في الغالب تعطي معلومات أكثر عن المتلقي نفسه ، لذا يجب توظيفها في تحسين وتفعيل عملية الاتصال .

(( لكي تكون متحدثاً جيداً *** لا بد أن تكون مصغياً جيداً ))

» عوائق الاتصال الفعال وسبل التغلب عليها
» الوسواس القهري عدو تستطيع التغلب عليه
» الحرب النفسية وسبل مواجهتها
» الأمن الفكري حقيقته وسبل تحصيله
» عناصر الإتصال الفعال ..